Sekretarka jest pierwszą osobą, która spotyka naszego klienta, bądź gościa, dlatego można zauważyć, iż jest ona wizytówką naszej firmy. Ważne jest, by odpowiednio ją reprezentowała, nie tylko poprzez wykonywanie zadań, ale również swoim ubiorem, zachowaniem i wyrozumiałością dla mniej cierpliwych klientów.

Istotne jest, by podczas kontaktu z klientem każda pracownica sekretariatu pamiętała o trzech najważniejszych sprawach:

  • empatia– pokazanie, że problemy klienta nie są nam obojętne
  • zgodność z procedurą– postępowanie zgodnie z ustaloną procedurą, ale też działanie zgodnie ze swoim wyczuciem
  • rozwiązywanie problemu– branie odpowiedzialności za udzielenie klientowi informacji o opcjach rozwiązania problemu klienta

By wywrzeć na kliencie dobre wrażenie sekretarka powinna też pamiętać o istotnych szczegółach, jakimi są: ubiór, czy rozmaite dodatki.

W biznesie garderoba powinna być:

  • Konserwatywna
  • Elegancka
  • Dobra jakościowo
  • Skromna

Niedopuszczalne jest, by w sekretariacie pracowała osoba, która:

  • ma krótkie/kolorowe włosy
  • nosi krótkie spódniczki
  • jest ostro pomalowana
  • nosi dużo biżuterii

Często potrzeba, by sekretarka była dobrze wychowana oraz empatyczna, jednocześnie również musi być osobą asertywną. Co to oznacza? Taka osoba potrafi wyrazić swoje zdanie, bądź też odmówić w taki sposób by nie zraniło to niczyich uczuć. W ten sposób budowane są stosunki oparte na wzajemnym zaufaniu i prawdomówności.

W sekretariacie pojawia się wiele osób, dlatego nieuniknione jest powtarzanie tych samych pytań, pojawianie się podobnych problemów, czy obsługiwanie osoby z „trudnym” charakterem. Z tego powodu trzeba zachować cierpliwość oraz pamiętać, iż wiemy o wiele więcej od gościa. Dla każdej sekretarki pomocne mogą być poniższe wskazówki:

  • Mówienie powoli
  • Używanie krótkich zdań
  • Bycie taktowną
  • Zadawanie pytań

Podczas rozmowy telefonicznej klient wymagane są specjalne umiejętności:

  • konwersacji
  • opanowania tonu głosu
  • skutecznej argumentacji
  • sztuki prezentacji

Praca w sekretariacie wiąże się z wysyłaniem imponującej liczby e-maili. Pracodawcom zależy na zachowaniu przy tym profesjonalności, dlatego należy unikać powszechnych błędów, by zrobić pozytywne wrażenie na odbiorcach:

  • kompromitujący lub nieadekwatny adres e-mail
  • nieprawidłowy adres odbiorcy
  • brak tematu wiadomości
  • błędne powitanie
  • niepoprawne zaadresowanie wiadomości e-mail
  • nieodpowiednio sformatowany tekst
  • używanie emotikonów
  • zbyt długi czas odpowiedzi

Podczas Szkolenia Profesjonalna Asystentka/Sekretarka dowiesz się, jak zorganizować efektywnie działający sekretariat, poznasz zasady etykiety biznesowej, dowiesz się jak zorganizować podróż służbową. W czasie trwania szkolenia uczestniczki zwiększą swoją efektywność poprzez wykorzystanie zasad asertywności i panowanie nad stresem.